ARCADIANEWS 03/12: PRESENTAZIONE BILANCI ANNO 2011 IN CCIAA E RINNOVO CARICHE SOCIALI

MODALITA' DI DEPOSITO DEI BILANCI  IN   C.C.I.A .A . E RINNOVO CARICHE SOCIALI

 NOVITA’ 2012

Non ci sono novita’ rispetto allo scorso anno, cogliamo l’occasione per sottolineare la necessita’ che il software per la firma digitale sia aggiornato e, in occasione della prima firma,  di accertarsi mediante la “verifica”  (utilizzando l’apposito pulsante presente nel software “dike”), che compaia in verde  la stringa del firmatario e alla voce algoritmo “sha-256”.

 NOVITA’ 2011

 A) BILANCIO XBRL (NUOVA TASSONOMIA)

Si conferma l'obbligatorieta' di depositare il  bilancio in formato XBRL con le stesse modalità dell'anno precedente e, sotto riportate, tuttavia da quest’anno e' obbligatorio utilizzare le nuove tassonomie,  pubblicate sul sito DigitPa (x CNIPA) in data 04.01.2011 ed entrate in vigore a partire dal 25.03.2011, a seguito di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale N. 69 della comunicazione di ratifica da pate del Ministero dello Sviluppo Economico.

 B) NUOVA DICHIARAZIONI DA APPORRE IN CALCE AI DOCUMENTI INFORMATICI DEL BILANCIO

Da quest'anno e' obbligatorio utilizzare in calce alla nota integrativa (solo nel file informatico e non nell'originale cartaco)  la seguente dicitura:

 "Il sottoscritto  ............................, in qualita’ di  amministratore della societa'  ................................................ ,  consapevole delle responsabilita' penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell'art. 47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del documento informatico in formato xbrl contenente lo stato patrimoniale e il conto economico e la presente nota integrativa a quelli conservati agli atti della societa’  rimane pertanto invariata la dichiarazione da apporre sugli altri documenti obbligatori da allegare al bilancio (verbale di assemblea ed eventuali: relazioni sulla gestione, relazione collegio sindacale, relazione del revisore):

 "Il sottoscritto    ................................, in qualita’ di  amministratore della societa'   ........................................,.   consapevole delle responsabilita' penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell'art. 47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della societa'".

 C) NOMINA E/O CONFERMA DI SINDACI.

 Nel caso in cui il verbale di assemblea deliberi anche il rinnovo degli organi sociali si ricorda che e' necessario trasmettere una pratica di  Comunicazione Unica  a parte; da quest'anno anche per i membri del Collegio Sindacale è obbligatoria l’accettazione della carica che può essere manifestata in due differenti modalità:  

1) firma digitale apposta dai membri nominati sulla pratica di  Comunicazione Unica trasmessa in  CCIAA, come avviene per gli amministratori:

2) l'amministrazione dichiara sotto la propria responsabilita' che i sindaci hanno accettato la carica mediante la compilazione del quadro NOTE del software FEDRA utilizzando la seguente dicitura:

Il sottoscritto …………………………………………………, nato a ……………………………. il ……..…, in qualita’ di amministratore della societa’ …................................................................ consapevole delle responsabilita’ penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara che il/i sig./sigg:

-          ………………………, PRESIDENTE DEL COLLEGIO SINDACALE

-          …………………….., SINDACO EFFETTIVO

-          ……………………., SINDACO EFFETTIVO

-          ………….…………., SINDACO SUPPLENTE

-          ……………………., SINDACO SUPPLENTE

hanno accettato la carica. 

 NOVITA’ 2010

1. A) BILANCIO XBRL 

Quest’anno,  come da disposizioni normative relative agli esercizi chiusi dopo il 16.02.2009, il bilancio composto da stato patrimoniale e conto economico dovra’ essere presentato nel nuovo formato XBRL con le specifiche tecniche approvate dal CNIPA il 16.02.2009, per la cui creazione sono possibili tre soluzioni:

1)    Generazione del file in formato  .xbrl direttamente dal software utilizzato per la predisposizione del bilancio stesso, acquistando gli aggiornamenti direttamente dalla casa produttrice ed, in alcuni casi, adeguando il piano dei conti alla tassonomia xbrl ;

2)    Creazione manuale, inserendo tutti i valori degli esercizi 2009 e 2008, tramite un software creato da INFOCAMERE chiamato “istanzaxbrl” scaricabile dal sito WEBTELEMACO:

3)    Il ns. studio ha in gestione una piattaforma che permette generare dal file in formato pdf l’istanza in xbrl , tuttavia questa procedura funzione nel 75% dei casi circa, difatti la stessa può andare in errore e non convertire il bilancio a causa di alcune caratteristiche con cui è stato redatto es. presenta dei caratteri speciali, colori, troncatura delle voci  oppure voci di bilancio o aggregazione di valori non compatibili con la nuova tassonomia (in questo specifico caso Vi chiediamo di farci pervenire, con il dovuto anticipo,  (almeno 10 gg. prima della scadenza) il bilancio in modo da poter  testare la possibilita’ di trasformare il file e, se fosse necessario apportare le dovute modifiche, per la generazione) .

Pertanto il pacchetto bilancio da trasmettere in CCIAA dovra’  contenere  bilancio (stato patrimoniale e conto economico) in formato XBRL e tutti gli altri documenti obbligatori per legge (nota integrativa, verbale assemblea, relazione sulla gestione, del collegio sindacale  etc) nel formato PDF/A,  si precisa che per i bilanci chiusi al 31/12/2009 è tassativa la presentazione nel formato pdf/a  ma ciò non presenta un problema in quanto qualora non disponeste del software necessario,  il ns. studio accetta i documenti nei formati word o excel ed effettua direttamente la trasformazione nel nuovo formato (che fornisce una maggiore garanzia di immodificabilita’ del testo). Solo ed esclusivamente nel caso in cui il bilancio approvato fosse diverso dal bilancio xbrl e’  obbligatorio  depositare oltre al bilancio in formato xbrl anche quello nel formato PDF/A.

1. B) AGGIORNAMENTO ELENCO SOCI (SOLO PER SPA).

Con l’abolizione dell’elenco soci per le SRL L. 2/2009  e la presentazione del relativo aggiornamento contestualmente alla modifica intercorsa (es cessione quote, aumento/diminuzione del capitale sociale, variazione domicilio del socio)  tramite presentazione del modello S, non e’ piu’ dovuta la comunicazione dell’elenco soci insieme al bilancio per le SRL ; rimane solo ed esclusivamente per le società per azioni l’obbligo di procedere alla conferma o al deposito dell’elenco soci contestualmente al bilancio d’esercizio.

AVVERTENZE

-  Nel caso in cui, oltre all'approvazione del bilancio l'assemblea  deliberasse anche  il rinnovo delle cariche sociali,  si chiede la cortesia di inviare un'e-mail per il deposito del bilancio con i relativi files e una per il rinnovo delle cariche  con il  solo  verbale di assemblea;            

-  verificare che l'amministratore  incaricato alla firma del bilancio e ,  nel caso di rinnovo cariche   l'intero organo amministrativo nominato o confermato,  sia in possesso della smart  -card per la firma digitale  e che la stessa non sia scaduta. Le  smart-cards scadute dovranno essere sostituite con il rilascio di nuove , utilizzando l'apposito modello di richiesta  che potrete anticipare via  fax al ns. studio unitamente ad una copia del documento di identità.

        

         I - PROCEDURA PER LA PREDISPOSIZIONE E L'INVIO TELEMATICO

La procedura di creazione ed invio del bilancio digitale in Camera di Commercio, per coloro che si avvalgono del ns. studio, si divide nelle seguenti fasi:

1 - il cliente produrra' al ns. studio, tramite disk o allegati e-mail, uno o piu' files contententi i documenti che compongono il bilancio (bilancio + nota integrativa, relazioni, verbale di assemblea, etc.) in uno dei formati compatibili o trasformabili, files con estensione ".doc" ".xls" ".rtf" (nell’ipotesi 1-2 delle novita’ 2010 il bilancio dovra’ pervenirci in formato xbrl), oppure direttamente in formato adobe acrobat con specifica PDF/A solo se sicuri di aver inserito le dichiarazioni in calce richieste dalla CCIAA - vedi DICHIARAZIONI IN CALCE AGLI ALLEGATI DEL BILANCIO. Si consiglia di inviare un'e -mail per ogni bilancio, indicando nell'oggetto "BILANCIO DELLA SOCIETA' XXXX " e nel testo della stessa ,   in base alla tipologia di comunicazione di cui al seguente punto III ,   "ELENCO SOCI RICONFERMATO"   oppure "ELENCO SOCI VARIATO"  e solo in quest ' ultima ipotesi   fornire l'elenco dei soci aggiornato,  inserito  nel testo dell'e-mail oppure come allegato creato con programmi word, acrobat o excel, indicando  per ogni socio:   DENOMINAZIONE, CODICE FISCALE,VALORE QUOTA IN EURO, ed eventualmente il diritto sulla quota se diverso dalla proprieta' ; con l'aggiunta ,  se trattasi di Societa' per Azioni,  dell'indicazione analitica dei trasferimenti azionari.     

   

  2 - il ns. studio predisporrà l'intero fascicolo per il deposito del bilancio telematico, trasmettendolo poi al cliente via e-mail (come consuetudine nelle pratiche digitali) per procedere alla firma dei files allegati con smart-card dei soggetti autorizzati.

3 - il cliente rispedirà il fascicolo del bilancio con le firme digitali apposte ed il ns studio provvedera' all'inoltro telematico alla CCIAA di competenza.    

AVVERTENZA: si ricorda che qualora l'assemblea deliberi il riparto di utili ai soci, il verbale dovrà essere preventivamente registrato all'agenzia delle entrate (tassa fissa). Allo studio dovrà in seguito essere trasmessa copia della ricevuta o del verbale registrato, da inserire tra gli allegati al bilancio. 

II- PARTICOLARITA' COOPERATIVE: MODELLO C17    

Le cooperative iscritte alla sezione: "cooperativa a mutualita' prevalente di cui agli art. 2512, 2513, e 2514 del c.c." come disciplinato dal D.M. 23/06/04 devono documentare la condizione di prevalenza evidenziando i parametri di bilancio previsti nell'art. 2513 del c.c  nella seconda sezione del  modello C17,  (  nuova versione 3 per la cui compliazione è necessario l'utilizzo di software acrobat aggiornato alla versione indicate). Si consiglia di scaricare il nuovo Modello C17 direttamente dal sito ministeriale oppure di richiederlo direttamente al ns. studio. Il mancato invio del modulo potra' essere considerato come perdita dei requisiti di mutualita' prevalente per l'esercizio contabile di riferimento.

Il modulo debitamente compilato dovrà pervenire allo Studio; si precisa che se non si e' ancora in possesso del numero di iscrizione all'Albo nazionale si deve utilizzare il numero convenzionale "A000000", il modello verra' considerato come ulteriore allegato alla pratica del bilancio.

Le cooperative iscritte nella sezione: "cooperative a mutualita' prevalente di diritto di cui agli art. 111-sempties, 111-undecies e 223-terdecies, comma 1, disp. Att. C.c.,  sono tenute alla presentazione del modulo C17 per documentare la permanenza dei requisiti di mutualita' prevalente, compilando solo la parte anagrafica senza necessita’ di  inserimento dei valori.

La compilazione del modello deve essere effettuata scaricando gratuitamente l'applicazione  dal sito TELEMACO  (http://telemaco.infocamere.it) alla voce "invio pratiche", menu "downloud"

III - ELENCO SOCI (solo per SPA)

Si consiglia di prestare particolare attenzione alla verifica dell’elenco soci ed alla predisposizione dello stesso in caso di  primo invio o di modfiche intercorse rispetto al precedente deposito poichè, in caso di incongruenze, la Camera di Commercio di Brescia  procederà nell'evasione del solo  bilancio, rigettando la parte inerente  l'elenco soci per la cui regolarizzazione sarà richiesto un nuovo protocollo con integrale assolvimento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo.

Si ricorda che l'elenco soci dovra' essere depositato nei seguenti casi:

1.  come per gli anni precedenti, le societa' che hanno effettuato variazioni nella compagine e/o nelle quote sociali o azioni dalla data di approvazione del precedente bilancio fino alla data di approvazione del bilancio da depositare , o essendo neo-costituite depositano il bilancio per la I volta, oppure provengano da altra provincia ,sono obbligate al deposito dell'elenco soci aggiornato. Per le SRL e' sufficiente indicare la situazione aggiornata alla data dell'assemblea mentre per le SPA E SAPA va compilato anche il quadro relativo alle variazioni-trasferimenti di azioni annotate a libro soci.

 IV   - DIRITTI ED ONERI VARI

Le spese per il deposito del bilancio con il sistema telematico(in analogia a quanto avviene per le pratiche) vengono direttamente scalate dalla ns. user-id telematica, e sono cosi' suddivise:

• 65,00 euro a titolo d'imposta di bollo - indicato nella ricevuta CCIAA (misura forfetaria e fissa)

• 62,70 euro per diritti - indicato nella ricevuta CCIAA 

• 4,5 euro per diritti TELEMACO spedizione pratica;

  IV -   ESENZIONI

           - COOPERATIVE SOCIALI ai sensi dell'art. 1 comma 3 L. 381 del 08/11/91: Esente dal bollo ai sensi degli articoli 10 e 17 del D. Lv. 460/97 e pagamento dei diritti di segreteria al 50% (TOT. EURO 32,70), Decreto Ministeriale del 22.12.1997 come modificato  dal   D.M.  23/03/2000  e  dal  D.M.   29/11/2004.

 V  - TERMINI E SANZIONI

1) TERMINI:

1. Come previsto dalla riforma del diritto societario o come gia' riportato negli statuti aggiornati il bilancio deve essere approvato entro 120 gg e solo in determinati casi particolarissimi entro 180 gg., cio' significa che per quest'anno l'assemblea per effetto dell’anno bisestile dovrà essere convocata entro il  29  aprile o nei casi prima citati entro il 28  giugno;

Qualora sia stato effettuato il rinvio dell'assemblea o l'assemblea sia andata deserta, i motivi del rinvio o l'indicazione dell'assemblea deserta vanno indicati in forma esplicita e dettagliata nel verbale che approva il bilancio da depositare al Registro Imprese. La CCIAA verifichera' a campione la regolarita' delle assemblee rinviate con l'eventuale applicazione delle sanzioni nel caso venissero riscontrate delle irregolarita'.

In entrambi i casi la pratica dovra' essere tassativamente inviata entro 30 gg. dalla data di approvazione del bilancio stesso, considerando che i giorni di sabato e domenica sono considerati festivi.

2) SANZIONI:

si ricorda che l'importo delle sanzioni per la CCIAA di Brescia (all’importo vanno aggiunti circa 60,00 per spese di notifica per ogni amministratore)  e' pari a:

1. a) Bilanci in ritardo:

- se il ritardo non supera i trenta giorni: pagamento in misura ridotta 68,66 euro

- dal trentunesimo giorno di ritardo: pagamento in misura ridotta 206,00 euro

1. b)  Bilanci omessi: si accerta la violazione in capo a tutti gli amministratori che si sono succeduti dal 31esimo giorno da quando il bilancio non venga depositato pagamento in misura ridotta 274,66 euro;

V - NUOVI SOGGETTI OBBLIGATI (gia' in vigore dal 2004):

• deposito del bilancio consolidato delle societa' controllante (da parte della societa' controllata che si avvale dell'esonero - ai sensi dell'art. 27 D. Lgs. N. 127 del 09.04.1991);

• le societa' di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano SPA, SAPA, ed SRL, sono tenute a redigere e a depositare nel Registro delle Imprese il bilancio consolidato (art. 111 duodecies disp. Att. C.C.).

PRECISAZIONI

          - I bilanci che verranno rettificati e ridepositati in CCIAA dovranno altresi' essere riapprovati con una nuova assemblea dei soci e trasmessi entro 30 gg.

        - Nel caso di approvazione del bilancio senza effettiva assemblea come previsto dallo statuto della societa' e dalla riforma del diritto societario si potra' allegare un documento con la trascrizione della decisione dei soci.